CHE COSA CAMBIERÀ CON LA NUOVA ISO 9001 :2015 , CHE FARE? ( Parte prima)

Ai tanti che mi chiedono che fare con la nuova norma ISO9001:2015 fornisco questo contributo interpretativo , per prima cosa non avere fretta ci saranno tre anni per chi è già certificato , sicuramente è un’occasione e uno stimolo a un piccolo cambiamento e se andiamo a vedere certe cose sono già implicite nel gestire l’azienda ma magari sono nella testa di qualcuno , forse è l’occasione di diffonderle.

La struttura della nuova norma si basa sull’ Annex SL , emesso nel 2012, che ha riscritto la struttura delle future norme sui sistemi di gestione della famiglia ISO , esse avranno: la stessa struttura (sequenza dei requisiti e numerazione) , stessi contenuti base ( definizioni trasversali), mentre aspetti specifici saranno integrati nelle relative norme .

La struttura sarà :

1                 Scopo

2                 Normativa di riferimento

3                 Termini e definizioni

4                 Contesto dell’organizzazione

5                 Leadership

6                 Pianificazione

7                 Supporto

8                 Attività operative (Operazioni)

9                 Valutazioni delle prestazioni

10              Miglioramento

 La prima norma che ha adottato la nuova struttura ad alto livello determinata nell’Annex SL all’appendice 3  è stata  la ISO 22301 (Business Continuity ) seguiranno i modelli ambiente , sicurezza ecc. , ciò faciliterà l’integrazione tra le norme . 

Le definizioni più significative introdotte nella versione DIS  sono :

·         Parti interessate ;  Persona o organizzazione che può influenzare , può essere influenzata o percepisce essa stessa di essere influenzata da una decisione o attività .( es. Clienti, Proprietari, persona di una organizzazione , fornitori , azionisti ecc.)

·         Informazione documentate ; Informazione richiesta per essere controllata e mantenuta da una organizzazione e il supporto sul quale è contenuta. ( si riferisce ai documenti e registrazioni )

·         Contesto dell’organizzazione ; Combinazione nell’ambiente di lavoro di fattori esterni ed interni e condizioni che possono avere effetto sull’approccio dell’organizzazione ai suoi prodotti, servizi e investimenti e verso le parti interessate.

·         Pensiero basato sul rischio; Il rischio è l’effetto dell’incertezza su un risultato atteso .

La ISO DIS 9001 , richiede che l’organizzazione comprenda il contesto, determini i rischi e le opportunità .

Proviamo ad andare con ordine , cercando di capire quali cambiamenti il responsabile della qualità in azienda dovrà fare per adeguare il sistema di gestione alla nuova versione .

Requisito 4 -Contesto dell’organizzazione ; uno dei requisiti della versione 2008 più disatteso è stato il Riesame della Direzione non tanto come contenuti ma come partecipazione e condivisione con la Direzione.  La nuova versione enfatizza la  centralità della Direzione, che dovrà partecipare attivamente nell’analisi degli aspetti che possono impattare sul successo della organizzazione attraverso l’indagine del contesto in cui opera l’impresa ei fattori che potrebbero influenzare il business dell’organizzazione . 

Lo strumento più diffuso, in particolare nella media e grande azienda, è  il Business plan ( piano strategico)  è evidente che la redazione di un documento guida per il management presuppone di avere chiarito gli aspetti inerenti i processi interni , le risorse , i mercati di riferimento , i prodotti e il posizionamento rispetto alla concorrenza , senza tralasciare gli aspetti economici e di investimento nel medio , lungo periodo .

In altre parole analizzare dove sono, dove posso andare, con chi voglio andarci , con quali modi e tempi e con quali risorse, vuol dire tradurre il pensiero e la capacità dell’imprenditore e del management di fare impresa nel contesto socio economico nel quale si realizza il suo business.

Il management, la qualità e la direzione dovrebbero fare una riflessione del tipo , quale è la maturità della mia impresa rispetto a un approccio di questo tipo ?  Dispongo di strumenti e conosco le metodologie ?

In questo la nuova norma ci aiuta, non ci richiede che l’analisi dei fattori esterni e interni debbano essere documentati , ciò però non vuol dire che non debbano essere considerati e conosciuti dal management e condivisi con l’auditor.

Sulla base della maturità dell’organizzazione,  un prima step potrebbe essere di riconsiderare  i processi interni ed esterni, ponendosi la domanda: così come sono stati descritti nell’attuale sistema di gestione sono efficienti ? O meglio, ci sono sovrapposizioni di attività , ruoli , responsabilità (che per il quieto vivere non si è mai voluto o potuto affrontare)?  Le risorse sono adeguate ? Quando pianifico una nuova attività , valuto i fattori e programmo una serie di azioni per mitigare gli effetti negativi che potrebbero condizionarne la riuscita? Quali sono i fattori , mercato e clienti, lavorazioni in outsourcing , acquisti , supply chain ecc. quale rischio posso correre se ci sono variazioni in positivo o in negativo  e quali azioni posso mettere in campo per mitigarne gli effetti?

Il 4.3 – Definire lo scopo del sistema di gestione per la qualità ; racchiude in sé il campo di applicazione come già lo conosciamo , la norma in questo caso ci chiede di documentarlo con le eventuali esclusioni .  Qui si apre il tema del manuale della qualità (non più richiesto) così come finora concepito , lo tengo , lo butto , lo rifaccio , dipende ! Se il manuale è la copia della norma io lo butterei , se il manuale è la raccolta dei processi con lo scopo , esclusioni e responsabilità lo terrei con gli eventuali aggiornamenti , è comunque il biglietto da visita e da qualche parte il campo di applicazione lo dovremmo scrivere.

Il 4.4 – Il sistema di gestione per la qualità e i suoi processi ; con ancor maggiore enfasi il punto della DIS  richiede l’analisi dei processi e i fattori di rischio connessi , in altre parole definire i processi e documentarli,  analizzare i punti di forza e di debolezza,  ci porta a considerare e programmare quelle attività necessarie  per mitigare i punti di debolezza ed inoltre ci rende consapevoli sugli aspetti di forza che possono essere gli elementi di successo e di soddisfazione per i clienti e le parti interessate.

5.1  - Leadership e impegno

Il 5.1.1-  Leadership e impegno per il sistema di gestione per la qualità ; novità non c’è più il Rappresentante della direzione , la Direzione dovrà dimostrare di avere assunto direttamente la responsabilità , delegando se necessario la gestione operativa al Responsabile della qualità o suddividendo le attività per la conduzione del sistema qualità in più funzioni.

Alla Direzione sarà richiesto una maggiore partecipazione e condivisione delle politiche con l’organizzazione e in sede di audit di terza parte dovrà partecipare attivamente per esplicitare il contesto dell’organizzazione e l’impegno assunto rispetto il sistema di gestione.

Il 5.1.2 – Attenzione al cliente ; la DIS ha rafforzato il requisito rispetto la precedente  norma , introducendo oltre a quanto già indicato l’analisi del rischio e opportunità , dimostrando come sono stati affrontati , anche se non richiesto la loro documentazione.

Questo requisito va visto come la potenziale incapacità dell’organizzazione a fornire prodotti  e servizi conformi e non solo , in talune organizzazioni saranno da considerare le modalità di comunicazione e di transazione con il cliente , le catene di fornitura , le richieste di quantità , le situazioni di emergenza ecc..

Ed inoltre, non tralascerei aspetti di Due Diligence  ai fine della solvibilità e di immagine nei confronti della mia organizzazione e nei confronti del cliente.

5.1 Leadership e impegno

Il 5.1.1 – Leadership e impegno per il sistema di gestione per la qualità ; maggior impegno è richiesto da parte delle Direzioni nel dimostrare la delega di responsabilità , garantire /assicurare che certe attività siano eseguite e conosciute , mentre non potrà delegare :

  1. assumersi la responsabilità dell'efficacia del sistema di gestione per la qualità;
  2. promuovere l’approccio per processi ;
  3. comunicare l'importanza per la gestione conforme del sistema qualità;
  4. impegnandosi a dirigere e sostenere le persone, nel contribuire alla efficacia dei processi;
  5. sostenere il management nelle loro aree di responsabilità al fine di accrescere  la loro leadership.

Il 5.2 – Politica della qualità ; La politica deve essere disponibile come informazione documentata a tutte le parti interessate , per esempio sito web , rispetto alla precedente norma è richiesto che sia appropriata allo scopo , al contesto e che si dichiari l’impegno dell’organizzazione al miglioramento continuo.

Il 5.2 – Ruoli organizzativi , responsabilità e autorità ; maggior enfasi la versione Dis pone sull’aspetto che le responsabilità devono essere assegnate, comunicate ma soprattutto conosciute, al punto 7.1 sarà ripreso con maggior dettaglio.

segue  prossimo articolo

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