CHE COSA CAMBIERÀ CON LA NUOVA ISO 9001 :2015 , CHE FARE? ( Parte prima)

Ai tanti che mi chiedono che fare con la nuova norma ISO9001:2015 fornisco questo contributo interpretativo , per prima cosa non avere fretta ci saranno tre anni per chi è già certificato , sicuramente è un’occasione e uno stimolo a un piccolo cambiamento e se andiamo a vedere certe cose sono già implicite nel gestire l’azienda ma magari sono nella testa di qualcuno , forse è l’occasione di diffonderle.

La struttura della nuova norma si basa sull’ Annex SL , emesso nel 2012, che ha riscritto la struttura delle future norme sui sistemi di gestione della famiglia ISO , esse avranno: la stessa struttura (sequenza dei requisiti e numerazione) , stessi contenuti base ( definizioni trasversali), mentre aspetti specifici saranno integrati nelle relative norme .

La struttura sarà :

1                 Scopo

2                 Normativa di riferimento

3                 Termini e definizioni

4                 Contesto dell’organizzazione

5                 Leadership

6                 Pianificazione

7                 Supporto

8                 Attività operative (Operazioni)

9                 Valutazioni delle prestazioni

10              Miglioramento

 La prima norma che ha adottato la nuova struttura ad alto livello determinata nell’Annex SL all’appendice 3  è stata  la ISO 22301 (Business Continuity ) seguiranno i modelli ambiente , sicurezza ecc. , ciò faciliterà l’integrazione tra le norme . 

Le definizioni più significative introdotte nella versione DIS  sono :

·         Parti interessate ;  Persona o organizzazione che può influenzare , può essere influenzata o percepisce essa stessa di essere influenzata da una decisione o attività .( es. Clienti, Proprietari, persona di una organizzazione , fornitori , azionisti ecc.)

·         Informazione documentate ; Informazione richiesta per essere controllata e mantenuta da una organizzazione e il supporto sul quale è contenuta. ( si riferisce ai documenti e registrazioni )

·         Contesto dell’organizzazione ; Combinazione nell’ambiente di lavoro di fattori esterni ed interni e condizioni che possono avere effetto sull’approccio dell’organizzazione ai suoi prodotti, servizi e investimenti e verso le parti interessate.

·         Pensiero basato sul rischio; Il rischio è l’effetto dell’incertezza su un risultato atteso .

La ISO DIS 9001 , richiede che l’organizzazione comprenda il contesto, determini i rischi e le opportunità .

Proviamo ad andare con ordine , cercando di capire quali cambiamenti il responsabile della qualità in azienda dovrà fare per adeguare il sistema di gestione alla nuova versione .

Requisito 4 -Contesto dell’organizzazione ; uno dei requisiti della versione 2008 più disatteso è stato il Riesame della Direzione non tanto come contenuti ma come partecipazione e condivisione con la Direzione.  La nuova versione enfatizza la  centralità della Direzione, che dovrà partecipare attivamente nell’analisi degli aspetti che possono impattare sul successo della organizzazione attraverso l’indagine del contesto in cui opera l’impresa ei fattori che potrebbero influenzare il business dell’organizzazione . 

Lo strumento più diffuso, in particolare nella media e grande azienda, è  il Business plan ( piano strategico)  è evidente che la redazione di un documento guida per il management presuppone di avere chiarito gli aspetti inerenti i processi interni , le risorse , i mercati di riferimento , i prodotti e il posizionamento rispetto alla concorrenza , senza tralasciare gli aspetti economici e di investimento nel medio , lungo periodo .

In altre parole analizzare dove sono, dove posso andare, con chi voglio andarci , con quali modi e tempi e con quali risorse, vuol dire tradurre il pensiero e la capacità dell’imprenditore e del management di fare impresa nel contesto socio economico nel quale si realizza il suo business.

Il management, la qualità e la direzione dovrebbero fare una riflessione del tipo , quale è la maturità della mia impresa rispetto a un approccio di questo tipo ?  Dispongo di strumenti e conosco le metodologie ?

In questo la nuova norma ci aiuta, non ci richiede che l’analisi dei fattori esterni e interni debbano essere documentati , ciò però non vuol dire che non debbano essere considerati e conosciuti dal management e condivisi con l’auditor.

Sulla base della maturità dell’organizzazione,  un prima step potrebbe essere di riconsiderare  i processi interni ed esterni, ponendosi la domanda: così come sono stati descritti nell’attuale sistema di gestione sono efficienti ? O meglio, ci sono sovrapposizioni di attività , ruoli , responsabilità (che per il quieto vivere non si è mai voluto o potuto affrontare)?  Le risorse sono adeguate ? Quando pianifico una nuova attività , valuto i fattori e programmo una serie di azioni per mitigare gli effetti negativi che potrebbero condizionarne la riuscita? Quali sono i fattori , mercato e clienti, lavorazioni in outsourcing , acquisti , supply chain ecc. quale rischio posso correre se ci sono variazioni in positivo o in negativo  e quali azioni posso mettere in campo per mitigarne gli effetti?

Il 4.3 – Definire lo scopo del sistema di gestione per la qualità ; racchiude in sé il campo di applicazione come già lo conosciamo , la norma in questo caso ci chiede di documentarlo con le eventuali esclusioni .  Qui si apre il tema del manuale della qualità (non più richiesto) così come finora concepito , lo tengo , lo butto , lo rifaccio , dipende ! Se il manuale è la copia della norma io lo butterei , se il manuale è la raccolta dei processi con lo scopo , esclusioni e responsabilità lo terrei con gli eventuali aggiornamenti , è comunque il biglietto da visita e da qualche parte il campo di applicazione lo dovremmo scrivere.

Il 4.4 – Il sistema di gestione per la qualità e i suoi processi ; con ancor maggiore enfasi il punto della DIS  richiede l’analisi dei processi e i fattori di rischio connessi , in altre parole definire i processi e documentarli,  analizzare i punti di forza e di debolezza,  ci porta a considerare e programmare quelle attività necessarie  per mitigare i punti di debolezza ed inoltre ci rende consapevoli sugli aspetti di forza che possono essere gli elementi di successo e di soddisfazione per i clienti e le parti interessate.

5.1  - Leadership e impegno

Il 5.1.1-  Leadership e impegno per il sistema di gestione per la qualità ; novità non c’è più il Rappresentante della direzione , la Direzione dovrà dimostrare di avere assunto direttamente la responsabilità , delegando se necessario la gestione operativa al Responsabile della qualità o suddividendo le attività per la conduzione del sistema qualità in più funzioni.

Alla Direzione sarà richiesto una maggiore partecipazione e condivisione delle politiche con l’organizzazione e in sede di audit di terza parte dovrà partecipare attivamente per esplicitare il contesto dell’organizzazione e l’impegno assunto rispetto il sistema di gestione.

Il 5.1.2 – Attenzione al cliente ; la DIS ha rafforzato il requisito rispetto la precedente  norma , introducendo oltre a quanto già indicato l’analisi del rischio e opportunità , dimostrando come sono stati affrontati , anche se non richiesto la loro documentazione.

Questo requisito va visto come la potenziale incapacità dell’organizzazione a fornire prodotti  e servizi conformi e non solo , in talune organizzazioni saranno da considerare le modalità di comunicazione e di transazione con il cliente , le catene di fornitura , le richieste di quantità , le situazioni di emergenza ecc..

Ed inoltre, non tralascerei aspetti di Due Diligence  ai fine della solvibilità e di immagine nei confronti della mia organizzazione e nei confronti del cliente.

5.1 Leadership e impegno

Il 5.1.1 – Leadership e impegno per il sistema di gestione per la qualità ; maggior impegno è richiesto da parte delle Direzioni nel dimostrare la delega di responsabilità , garantire /assicurare che certe attività siano eseguite e conosciute , mentre non potrà delegare :

  1. assumersi la responsabilità dell'efficacia del sistema di gestione per la qualità;
  2. promuovere l’approccio per processi ;
  3. comunicare l'importanza per la gestione conforme del sistema qualità;
  4. impegnandosi a dirigere e sostenere le persone, nel contribuire alla efficacia dei processi;
  5. sostenere il management nelle loro aree di responsabilità al fine di accrescere  la loro leadership.

Il 5.2 – Politica della qualità ; La politica deve essere disponibile come informazione documentata a tutte le parti interessate , per esempio sito web , rispetto alla precedente norma è richiesto che sia appropriata allo scopo , al contesto e che si dichiari l’impegno dell’organizzazione al miglioramento continuo.

Il 5.2 – Ruoli organizzativi , responsabilità e autorità ; maggior enfasi la versione Dis pone sull’aspetto che le responsabilità devono essere assegnate, comunicate ma soprattutto conosciute, al punto 7.1 sarà ripreso con maggior dettaglio.

segue  prossimo articolo

CERTIFICAZIONE PER IL PERSONALE E PER LE IMPRESE CHE OPERANO CON TALUNI GAS FLUORURATI

PROROGATA ALL’11 GIUGNO LA SCADENZA PER L'ISCRIZIONE AL REGISTRO GAS FLUORURATI

 

Con decreto ministeriale del 12 aprile, è stata prorogata al 11 giugno l'iscrizione al Registro Telematico Nazionale delle persone e delle imprese certificate, gestito dalle Camere di Commercio capoluogo di regione e di provincia autonoma. 

 Nella G.U. n. 93 del 20 aprile 2012 è stato pubblicato il D.P.R del 27 gennaio 2012, n. 43, recante attuazione del Regolamento (CE) n. 842/2006 del Parlamento europeo su taluni gas fluorurati ad effetto serra.

Il D.P.R. n. 43/2012, entrato in vigore il 5 maggio 2012, disciplina, tra le altre cose, le procedure per l’accreditamento degli organismi di certificazione previste dal Regolamento stesso e dai successivi Regolamenti della Commissione Europea n 303/2008, n. 304/2008, n. 305/2008, n. 306/2008 e n. 307/2008.

Il D.P.R. prevede un sistema di certificazione delle persone e delle imprese basato su Organismi di certificazione accreditati dall’Organismo nazionale italiano di accreditamento “ACCREDIA” sulla base di schemi di accreditamento (Regolamenti Tecnici) approvati dal Ministero dell’Ambiente (articolo 6, comma 2).

Il Regolamento (CE) n. 842/2006, è relativo ai tre gruppi di gas fluorurati ad effetto serra contemplati dal Protocollo di Kyoto: gli idroflurocarburi (HFC), i perfluorocarburi (PFC) e l’esafluoruro di zolfo (SF6) utilizzati in alcune tipologie di apparecchiature e applicazioni industriali, con l’obiettivo della riduzione delle emissioni.

In sintesi , le persone che svolgono attività su apparecchiature fisse di refrigerazione, condizionamento d’aria , pompe di calore ed impianti antincendio ed in particolare che eseguono il controllo delle perdite (3kg o 6 Kg) , recupero dei gas, installazione, manutenzione e riprazione devono iscriversi al Registro Nazionale ,che sarà gestito dalle Camere di commercio , entro 60 giorni dalla loro costituzione e successivamente provvedere a certificarsi presso un Ente accreditato.

Le imprese , che svolgono attività di installazione , manutenzione e riparazione su apparecchiature fisse di refrigerazione , condizionamento d’aria, pompe di calore , impianti antincendio ed estintori , entro 60 giorni dalla costituzione dovrà iscriversi al registro. Le imprese per certificarsi dovranno impiegare personale certificato in numero sufficiente , garantendo almeno un addetto certificato per ogni servizio erogato in sito e dimostrare che il personale ha a disposizione strumenti e procedure necessarie per svolgere l’attività.

RISK MANAGEMENT

Il Decreto Legislativo n. 231 dell’8 giugno 2001 ha introdotto per la prima volta nel nostro ordinamento la disciplina della responsabilità amministrativa, in sede penale, degli enti (società, enti dotati di personalità giuridica, associazioni, ecc…) che si aggiunge a quella della persona fisica che ha realizzato materialmente il fatto illecito.

In base a tale disciplina gli enti possono essere ritenuti responsabili, e conseguentemente sanzionati, in relazione a taluni reati, commessi o tentati, dagli amministratori o dai dipendenti, e più in generale da persone fisiche operanti all’interno dell’ente, a “vantaggio dell’organizzazione”, o anche solamente “nell’interesse dell’organizzazione”, senza che ne sia cioè derivato necessariamente un vantaggio concreto.

L’ampliamento della responsabilità mira a coinvolgere nella punizione di taluni illeciti penali il patrimonio degli enti e, in definitiva, gli interessi economici dei soci, i quali, fino all’entrata in vigore della legge in esame, non pativano conseguenze dalla realizzazione di reati commessi, con vantaggio della società, da amministratori e/o dipendenti.

 

Il 25 agosto 2007 è entrata in vigore la legge 3 agosto 2007, n. 123 recante «Misure in tema di tutela della salute e della sicurezza sul lavoro, delega al Governo per il riassetto e la riforma della normativa in materia»  che comprende un’importante modifica al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231; in particolare,alle fattispecie di responsabilità amministrativa di società ed enti di cui al D.Lgs. n. 231/2001 (art. 9) al quale si sono aggiunti i delitti di omicidio colposo e di lesioni colpose gravi ogravissime (articoli 589 e 590, comma3, c.p.), conseguenti a violazione delle norme sulla sicurezza (art.25-septies).

Quanto alle sanzioni: la normativa prevede l’applicazione di pesanti sanzioni pecuniarie a carico dell’ente (da un minimo di €.25.822,84 fino ad un massimo di  €.1.549.370,00) e soprattutto l’applicazione di pesanti sanzioni interdittive (divieto di contrattare con la PA, revoca o sospensione delle autorizzazioni, licenze e concessioni, commissariamento giudiziale, l’interdizione dall’esercizio dell’attivita’; l’esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l’eventuale revoca di quelli gia’ concessi; il divieto di pubblicizzare beni o servizi, ecc…) oltre alla confisca e alla pubblicazione della sentenza.

 

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